Проекты и отзывы

Автоматизация документооборота в канцелярии «ВНИПИпромтехнологии»

Декабрь, 2010

В канцелярии «ВНИПИпромтехнологии» регистрируется и учитывается вся входящая и исходящая документация. Для каждого документа формируется учетная карточка, в которой отображаются все действия, совершенные с ним. В карточке фиксируются имена и должности сотрудников, работавших с документом, даты наложения резолюций и их исполнения. Такой учет позволяет контролировать исполнение резолюций и местонахождение любого документа, прошедшего через канцелярию.

Однако повседневная работа с огромным количеством бумажных карточек требовала значительных временных затрат. Также неоправданно много времени отнимало непосредственно заполнение карточек. В начале 2010 года для оптимизации работы канцелярии руководство «ВНИПИпромтехнологии» приняло решение о необходимости внедрения автоматизированной системы электронного документооборота (СЭД).

После изучения рынка СЭД и общения с компаниями, занимающимися их внедрением, базой для автоматизации канцелярии «ВНИПИпромтехнологии» был выбран тиражный программный продукт фирмы 1С «1С:Документооборот 8». Исполнителем проекта стала компания GRADUM, подтвердившая знание предметной области, основанное на опыте участия сотрудников в проектах автоматизации документооборота в крупных международных и российских организациях.

Внедрение «1С:Документооборот 8» в канцелярии «ВНИПИпромтехнологии» завершилось за 1 месяц. Специалисты GRADUM провели обследование бизнес-процессов заказчика, по результатам которого была создана схема использования системы и выполнены соответствующие доработки типового программного продукта. В настоящее время система находится на стадии опытной эксплуатации. Немаловажен тот факт, что в этот период специалист компании GRADUM продолжает курировать проект, консультируя и инструктируя пользователей СЭД в случае необходимости. В общей сложности автоматизировано 8 рабочих мест.

В результате проекта длительность регистрации документов значительно сократилась: теперь вся документация регистрируется непосредственно в системе, где в электронном виде хранятся учетные карточки. Здесь же ведется выдача резолюций и подтверждается их исполнение. В ближайшее время канцелярия «ВНИПИпромтехнологии» планирует отказаться от работы с бумажными копиями учетных карточек, сделав документооборот полностью электронным.

Старший научный сотрудник, кандидат технических наук Черненькая М. М., руководившая проектными работами со стороны клиента, резюмирует:  «Результаты проекта в полной мере соответствуют нашим ожиданиям. Планируем продолжить работу с GRADUM на других участках документооборота».

Пресс-релиз по итогам проекта

Менеджеры GRADUM будут рады ответить на все вопросы по тел. +7(495)74-146-74. Также вы можете написать нам через форму обратной связи.

ВНИПИпромтехнологии

АО «ВНИПИпромтехнологии» существует уже более пятидесяти лет и внесло большой вклад в развитие сырьевой базы атомной отрасли страны.

Наверх